понедельник, 13 сентября 2010 г.

Самоучитель по тайменеджменту. Васильченко и др.

Достойная книга по таймменеджменту. Содержит зрелые идеи. Полезна и "новичку" и "уверенному" сэлфдевелоперу.



По каждой цели необходимо:
- определить критерий ее достижения — показатель, которым оценивается результативность достижения соответствующей цели (детально о критериях речь пойдет позже)
- установить критерий — требуемый уровень показателя, достижение которого будет говорить о достижении цели (об успешности выполнения функции или процесса).


Просто задумайтесь над вопросами, которые предлагают для размышления Кеннет Клок и Джоан Голдсмит в своей знаменитой книге «Конец менеджмента»:
Почему мы не живем в соответствии с нашими ценностями?
В чем состоит ценность того допущения, что мы не всегда действуем согласно нашим ценностям?
В чем состоит стратегическое значение оправданий того, что мы игнорируем собственные ценности?
Как мы можем научить ценностям, не превращая обучение в чтение морали и проповедь, а сами ценности — в догму?
Что мы делаем, когда ценности сталкиваются или тянут нас в разные стороны?
Что предпринять, когда ценности меняются?
Что делать, когда поведение не соответствует ценностям?
Каким образом мы можем совершенствовать наши ценности на непрерывной основе?
Как создать культуру ценностей?

Ключевые области -> Процессы -> Процедуры -> Задачи
Здоровье/Деловая сфера/Хозяйство... -> Поддержание физического здоровье/поддержание психологического здоровья... -> бег/зарядка/массаж/... -> одевание/перемещение/бег/возвращение...

Упражнение: Развертывание процессов
Внимательно рассмотрите таблицу детализации процессов деятельности. Вы заметили, что в таблице расписана лишь незначительная часть процессов, предлагаемых для детализации и определенных вами в упражнении № 1.
Вам необходимо сделать следующее.
• Записать 3-6 ключевых областей деятельности (названия сформулируйте самостоятельно).
• Расписать процессы, которые должны обеспечивать реализацию ваших основных областей деятельности.
• Каждый процесс разбить на подпроцессы (подпроцессы могут быть не только действиями, но и объектами деятельности; иметь последовательные связи или не иметь их; могут подлежать, частично подлежать или не подлежать делегированию; могут быть цикличными, повторяемыми через определенные периоды времени или разовыми и т. д.).
• Взять по одному подпроцессу из каждой ключевой области деятельности (их будет, соответственно, от 3 до 6) и расписать их процедуры. Рекомендуется работать над теми подпроцессами, которые на данный момент для вас наиболее актуальны. Если таковых не имеется, то поработайте над теми, которые, по вашему мнению, наиболее важны.
• Выбрать любую из перечисленных процедур. Описать задачи по ее выполнению.
• Выбрать любую из описанных задач, расписать конкретные действия, необходимые для ее выполнения.

Определение временных показателей
На четвертом этапе определяются показатели времени, которые характеризуют каждую выделенную проблему, и иные показатели, связанные с этой проблемой. Определяют значение показателей времени для существующей ситуации:
• составляется перечень действий дня, относящихся к задачам процедуры:
• звонки;
• документы;
• совещания;
• встречи;
• перемещения;
• решения (размышления);
• действия фиксируются на 15-минутной сетке «Дня»;
• на 15-минутной сетке планируются действия следующего дня;
• фиксируются (учет), контролируются (сравнение) и анализируются несоответствия - принимается решение по исправлению ситуации.

Главное значение хронометража: как только вы начинаете что-то учитывать, оно само по себе начинает изменяться в лучшую сторону. Таким образом, если вы хотите улучшить что-то в своей работе — придумывайте соответствующий количественный показатель и начинайте его
учитывать.

Глеб Архангельский считает, что первоочередная задача тайм-менеджмента — сделать хронометраж привычкой, а также заставить себя выделять сколько-то времени на занятия организацией своего времени. Отсюда получаются и первые коэффициенты для учета:
• Количество времени, которое не было документировано. Иногда вы будете забывать про документирование времени: не нужно этого смущаться — просто начинайте его с того момента, в который вспомнили. Постепенно документирование будет входить в привычку, эти «белые пятна» будут уменьшаться. Задача — за неделю довести показатель до нуля.
• Количество времени, потраченного на документирование. Задача — определить для себя приемлемую норму, например, 30 минут в день, довести показатель до соответствующей отметки и следить, чтобы он там оставался. Если вы не чрезмерно загружены и у вас нет проблемы «Как при моей нехватке времени выделить время на тайм-менеджмент?», то этот показатель можно заменить каким нибудь другим.
• Третий коэффициент — расходы времени, которые необходимо уменьшить. Здесь вы должны определить те занятия, которые, по вашему мнению, не должны занимать у вас так много времени, сколько они занимают на самом деле. Вычислите их удельный вес.
• Четвертый коэффициент — наиболее эффективно проведенное время. Попробуйте определить, какую часть времени в ваших сутках занимают действительно полезные и важные для вас занятия

Оценить собственную деятельность по BSC можно, выполнив следующие шаги:
• определить основные направления деятельности, которые будут оцениваться;
• определить основные показатели (внутри направлений деятельности), которые будут измеряться;
• определить шкалу, по которой показателям будут присваиваться значения (наиболее удобной считаем шкалу от 0 до 10 баллов);
• присвоить вес внутри групп (направлений деятельности) каждому показателю (в долях или процентах);
• присвоить вес каждой группе показателей (направлению деятельности) — в долях или процентах;
• подбить среднесрочные (например, среднегодовые) значения каждого показателя и каждой группы показателей;
• подсчитать общий показатель как сумму показателей всех групп, взвешенных на их условную (субъективную) значимость.
Приведем пример.
1. Основные направления деятельности, которые будут оцениваться:
• здоровье;
• деловая сфера;
• хозяйство;
• взаимоотношения;
• образование и обучение;
• творчество.
2. Основные показатели, которые будут измеряться:
• самочувствие (0,5);
• работоспособность(0,1);
• жалобы на физическое здоровье (ОД);
• психологическое состояние (0,2);
• приступы эмоциональной нестабильности (0,1);
• общий доход (0,4);
• интерес к выполняемой работе (0,2);
• коэффициент самовыражения (0,2);
• самоощущение в коллективе (0,1);
• чувство собственной необходимости (ОД);
• место жительства (0,2);
• условия жительства (0,4);
• возможность интересного отдыха (ОД);
• условия транспортных перемещений (ОД);
• условия работы (0,2).
• отношения с семьей (0,4);
• отношения с родственниками (0,1);
• отношения с близкими друзьями (0,2);
• самоощущение в широкой социальной среде (0,05);
• ощущение уверенности при коммуникациях (0,25);
• образование с получением диплома (0,1);
• обучение на специализированных курсах (0,1);
• профессиональное самообразование (0,3);
• получение новых полезных навыков (0,4);
• культурное образование (0,1);
• занятия творческой деятельностью (0,2);
• применение творчества в профессии (0,3);
• удовлетворенность потребности творческого самовыражения (0,5).
3. Показатели оцениваются по шкале от 0 до 10 баллов.
4. Весовое значение показателей (см. в скобках).
5. Весовые значения групп показателей:
• здоровье (0,25);
• деловая сфера (0,2);
• хозяйство (0,15);
• взаимоотношения (0,2);
• образование и обучение (0,1);
• творчество (0,1).
6. Результаты представлены в табл. 2.7:
• здоровье = 84%;
• деловая сфера = 57%;
• хозяйство = 67%;
• взаимоотношения = 68%;
• образование и обучение = 42%;
• творчество = 48%.
7. Общий показатель = 0,25 «3» + 0,2 («Д» + «В») + 0,15 «X» + 0,1
(«О» + «Т») = 65%.
Удовлетворенность течением собственной жизни на 65% можно считать относительно высоким показателем. Однако достаточно высоким можно было бы считать показатель в 85 и более процентов.
Показатель удовлетворенности жизнью менее 50% довольно низкий и является сигналом к немедленным действиям.

При составлении планов необходимо придерживаться принципов, описанных в каждом учебнике по менеджменту.
1. Регулярность планирования. На каждый день у человека должен быть план. Расписан должен быть каждый час и даже каждая минута. Составлять планы нужно таким образом, чтобы в любой момент иметь для себя определенное занятие.
2. Реалистичность планирования. В данном случае это означает отказ от иллюзорных, заранее невыполнимых планов, мечтаний и «витания в облаках». Реальный план не обязательно будет выполнен. Невозможно предусмотреть абсолютно все факторы, влияющие на деятельность, поэтому нужно быть готовым к тому, что результат в действительности будет отличаться от плана.
3. Гибкость планирования. Планы должны быть составлены таким образом, чтобы в случае появления непредвиденного обстоятельства их можно было бы легко изменить. Непрерывно ищите, что именно вы могли бы сделать для достижения цели, насыщайте свой план альтернативными действиями.
4. Письменная форма. Все планы в обязательном порядке должны составляться письменно. Даже в случае, когда предстоящий день похож на предыдущий, он не всегда может быть упорядочен, структурирован и оптимизирован без письменно составленного плана.
5. Установление приоритетов. В плане должно быть точно обозначено, какие дела являются наиболее важными. Им необходимо отводить как можно больше времени.
6. Нормирование работы. Для каждой работы должно быть выделено определенное количество часов, минут. Работа должна занимать столько времени, сколько на нее отведено. Одну и ту же работу разные люди выполняют с различной скоростью. Поэтому при нормировании нужно исходить главным образом из личного опыта и собственной практики.
7. Определение критериев выполнения. Для каждого вида деятельности должен быть установлен критерий, по которому эта работа будет признана выполненной. Человек может устанавливать критерии самостоятельно — или же их определяют другие люди (например, на-
чальник). В последнем случае нужно обязательно выяснить, каков этот критерий и чего от вас действительно хотят.
8. Рациональность дробления задач. При необходимости разделения времени выполнения задач на несколько обособленных блоков каждый из них должен иметь промежуточное завершение. В противном случае вам нужно будет возвращаться к уже пройденному этапу, чтобы вспомнить, как он связан с настоящим. Кроме того, разнообразные виды деятельности должны быть сгруппированы в отдельные временные блоки, в которые были бы включены сходные по
содержанию затраты времени (например, телефонные звонки или разбор корреспонденции). Размер таких блоков зависит от важности выполняемых работ.
9. Последовательность. Все дела необходимо выполнять последовательно. Планы должны предусматривать начало новой работы только тогда, когда закончена предыдущая (или ее обособленный блок).
10. Делегирование. С самого начала необходимо установить, какую работу нужно выполнять лично, а какую можно перепоручить другим.


Все, чем мы занимаемся в жизни,
можно с той или иной степенью точности причислить к следующим
группам деятельности:
жизнеобеспечение (поддержание физического, психологического и этического здоровья);
личная жизнь (личное общение вне семьи);
семья (общение с ближайшими родственниками: супругом(ой), детьми, родителями, родными братьями и сестрами);
общение с родственниками (родственниками супруга(и), собственными дальними родственниками);
профессиональная деятельность (непосредственное выполнение своих профессиональных обязанностей);
профессиональное общение (общение с коллегами, партнерами, потребителями, консультантами, поставщиками, конкурентами);
профессиональное обучение (совершенствование навыков и овладение новыми умениями в рамках основной профессиональной деятельности);
поддержание домашнего хозяйства (чистка и стирка вещей, ремонт, приготовление пищи, уборка);
имущественные отношения (приобретение или продажа (обмен) движимого и недвижимого имущества, его капитальный ремонт, страхование, наследование, утеря, ликвидация);
взаимоотношения дружественного характера (общение с товарищами и друзьями, не имеющее прямого отношения к семье или работе);
широкое социальное общение (соседи, продавец в магазине и т. д.);
самообразование в различных сферах (изучение или совершенствование владения языками, изучение истории искусств, овладение музыкальным инструментом или навыками изобразительного искусства и т. д.);
творческая деятельность (как элемент профессиональной деятельности, как элемент самообразования, как некое самостоятельное занятие, доставляющее вам удовольствие и вызывающее порыв, как элемент любой из перечисленных областей жизни);
общественно полезная деятельность (благотворительность, просвещение);
духовное развитие (воспитание этического здоровья, воспитание эмоционального интеллекта, изучение истории мировой культуры, изучение мировых религий и др.).
Вы можете упустить некоторые области, если они не имеют места в вашей жизни на данный момент. Оставшиеся можно сгруппировать в более широкие категории, как это было сделано в примере детализации процессов деятельности (Здоровье, Деловая сфера, Хозяйство, Личное развитие).


• Помните и учитывайте длительность утренней раскачки (пользуйтесь разработанными стандартами). Тщательно руководите утренними процессами (процедурами, задачами).
• Грамотно организовывайте утренний настрой.
• Найдите для себя оптимальное время пробуждения, не залеживайтесь в постели. Вставайте «с будильником».
• Найдите для себя оптимальный будильник. Если вы ненавидите звук своего будильника, обеспечьте свое пробуждение одной из самых любимых мелодий — такой, какую вы не сможете ненавидеть, как бы рано она ни звучала.
• Найдите тот вид деятельности, который эффективно пробуждает. Например, вы любите слушать утренние новости, или просматривать электронную почту, или просто вам приятно выпить стакан сока или воды.
• Вдохновите себя визуализацией желаний. Представьте в момент звучания будильника все самое лучшее, что может произойти сегодня с вами!
• Обязательно составьте заранее дневной план. Утро должно начинаться вчерашним вечером. Правда, если вам доставляет большое удовольствие планирование, то можно оставить процедуру записи дневной программы на утро, обязательно продумав ее предварительно. Это хорошо годится для тех, у кого утренняя мыслительная активность гораздо сильнее вечерней. Однако заметим, что эффективнее считается планировать день заранее. Утром можно просто пересмотреть план, подкорректировать его при необходимости или желании.


попробуйте использовать следующие техники:
Утро
В начале каждого дня находите время, чтобы «настроиться на себя».
Спросите себя:
• Как я себя сегодня чувствую? (Применяйте свою сенсорную восприимчивость к тому, чтобы изо дня в день отслеживать свое состояние и замечать легкие изменения в физиологическом и психологическом состоянии, происходящие в течение дня).
• Что важно для меня сегодня?
• Что я могу сегодня сделать для себя?
• Что мне нужно сегодня сделать для себя?
• Каковы свидетельства того, что я сегодня его достиг(ла)? (Ответ на этот вопрос покажет, что ваши цели сегодня отвечают одному из критериев хорошей формы: он сообщит вам, что вы должны видеть, слышать и чувствовать, чтобы знать, что вы чего-то достигли. Когда мы таким образом строим сенсорный портрет достижения, мы гарантируем для себя, что узнаем о своем достижении, когда оно произойдет. А это служит основой самоуважения.) В течение дня помните свои ответы на приведенные выше вопросы и делайте что-то в соответствии с ними. Если вы встречаете в этом трудности, поинтересуйтесь всерьез: что вам мешает?
Когда у вас получится что-либо сколь угодно мелкое, уделите минуту на то, чтобы оценить свое свершение.
День
• В начале каждого дня уделяйте время тому, чтобы составить план подтверждения своего самоуважения на день. Мысленно «просмотрите» предстоящие события. Какие убеждения, позиции, физиологические состояния, действия, одежда помогут вам остаться верным себе и укрепить свое чувство собственного достоинства? Ожидаете ли вы каких-либо ловушек? Как вы справитесь с ними, сохранив свое самоуважение? Какого рода внутренний диалог поможет вам? Каких внутренних наставников, знакомых вам людей вы хотели бы взять с собой в этот день?
• В конце каждого дня задавайте себе вопросы:
• Что мне больше всего понравилось в себе сегодня?
• Сколько состояний я сменил(а) сегодня? Какие из них были наиболее ресурсными, усиливающими ощущение моего собственного «Я»? Как они возникли? Как в будущем я мог(ла) бы инициировать эти состояния?
• Какие состояния были менее ресурсными для меня? Что их спровоцировало? Как мне не попасть в них снова?
• Назовите ваш излюбленный недостаток. Оглянувшись на прошедший день или неделю, выберите какой-нибудь недостаток или ограничение — что-то, что внезапно проявилось и принесло ущерб вашему самоуважению. Спросите себя, что подумал бы об этом недостатке по-настоящему хороший друг? Если исходить из того, что все ваши действия имеют смысл, — что этот недостаток пытался сделать для вас, будь то сегодня или когда вы впервые начали вести себя или думать таким образом? Даже если сейчас вы хотите изменить это свое поведение, поблагодарите свой недостаток за его хорошие намерения. Как вы можете следовать тем же намерениям способом, который вам позволит больше себе нравиться?
• В конце недели или дня выберите пять наиболее «самоуважительных» моментов. Мысленно воспроизведите их. Каким образом вы сможете взять их с собой в завтрашний день или в следующую неделю?
Вечер
Вспомните сегодняшний день.
• Насладитесь чем-то, что сегодня было хорошо. Отдать должное моментам успеха — это один из способов улучшить свое самочувствие. А также отметить паттерны чувств, мыслей и поведения, которые сопутствовали этим моментам. Таким образом вы сможете извлечь из них позитивный урок и использовать его впоследствии.
• Вновь вспомните все. Когда вы повторяете что-то, это крепче укореняется в голове.
• Похвалите себя. Похвала — это одновременно пища и вознаграждение. Даже если рядом никого нет, даже если никто, кроме вас, не знает о вашем успехе, вы, тем не менее, можете позаботиться о себе и вознаградить себя. Всякий раз, как вы это делаете, вы повышаете свою самооценку.
• Подбадривайте, поддерживайте себя. Поддержка дает вам ресурсы для совладания с возможными будущими проблемами и трудностями. Подумайте, что бы вы сказали кому-нибудь другому, и затем скажите это себе.
• Если что-то обернулось не так, как вы хотели или надеялись, утешьте себя. Рану нужно залечить, прежде чем снова подвергнуть нагрузке то же место. К эмоциональным ранам это относится в той же мере, что и к физическим. Когда вы даете себе время, чтобы утешить и успокоить себя, вы как бы следуете за собой прежде, чем затем вновь попытаетесь себя вести.
• Вспомните что-то из прошлого, что получилось хорошо, например, какой-то рабочий проект. Это делается не для того, чтобы уйти от неприятностей, имеющих место «здесь и сейчас». Это важный способ предотвратить негативные генерализации («У меня никогда не получится, как надо...», «Я безнадежен(на)...»). Негативные генерализации по поводу себя могут изрядно сбить вас с пути.
• Напомните себе о каком-либо счастливом моменте или хорошем чувстве. Это еще один способ ослабления негативных генерализаций. Это помогает также изменить состояние: представляя себе достаточно живо нечто, вызвавшее приятные чувства, вы неизбежно меняете свое состояние и свою нейрофизиологию.

 Телефонные переговоры. Правильное пользование телефоном требует значительного опыта и умения. Поэтому при разговоре постарайтесь придерживаться следующих правил:
1. Ограничьте светские беседы. Если инициатор звонка — вы, быстро переходите к сути, а звонящим вам не позволяйте излишне отклоняться от темы.
2. На вопросы отвечайте коротко. Не увлекайтесь излишними уточнениями. Заканчивайте разговор, как только его цель будет достигнута.
3. Старайтесь, чтобы ключевую часть вашего сообщения четко запомнили. Используйте при этом эффект «первого и последнего». Начинайте разговор с краткого резюме сообщения, затем повторите все более детально, а в конце отметьте ключевые моменты.
4. Если возможно, поручите отвечать на телефонные звонки кому то другому.
5. В определенное время не отвечайте ни на какие телефонные звонки.
6. Не откладывайте «трудных» телефонных разговоров.
7. Способствуйте сотрудничеству, употребляя фразы типа: «Так будет нормально?», «Вы со мной согласны?» и т. д.
8. Инициатива телефонного разговора позволяет получить значительное преимущество в решении вопроса.
9. Прежде чем набрать номер, четко представьте, о чем вы будете говорить и чего надеетесь добиться.
10. Разговаривая по телефону, всегда внимательно слушайте. Это значит не только слышать то, что говорится, но и обращать внимание на то, что осталось невысказанным.
11. Старайтесь сразу понять образ мышления вашего собеседника и согласовывайте содержание своего разговора с его запросами, манерой говорить и умением слушать.
12. Наилучшим образом пользуйтесь автоответчиками (подробнее общение посредством телефона раскроем в следующей теме).

Несвоевременное выполнение дел — вот что создает вам проблемы

1. Создавая любой документ, вы должны его классифицировать согласно вашему собственному классификатору, это может быть статья, договор, записка, отчет и т. д. Ваш классификатор — это обычная папка: сохраняя документ, как можно точнее называйте его.
2. Если документ имеет несколько версий (например, до согласования, после редактуры), ставьте в названии его вариант или указывайте вариант письменно. Например «Договор с ООО "Веста" до согласования».
3. Если вы работаете со «строгими» документами, используйте регистрацию документов в реестре, заполнение регистрационной карточки — это может быть обычный Excel-файл с необходимыми параметрами (кому, от кого, сроки, согласовано и т. д.).

Комментариев нет:

Отправить комментарий